Письмо-предложение – это официальный документ, который направляется потенциальному клиенту, партнеру или работодателю с целью предложить товары, услуги, сотрудничество или идею. От того, насколько грамотно составлено такое письмо, во многом зависит успех вашего предложения.
Содержание
Структура письма-предложения
- Шапка письма (реквизиты отправителя и получателя)
- Заголовок
- Обращение
- Введение (преамбула)
- Основная часть (суть предложения)
- Выгоды для адресата
- Призыв к действию
- Заключительная часть
- Контактная информация
- Приложения (если необходимо)
Подробное описание каждого раздела
1. Шапка письма
В верхней части письма укажите:
- Ваши реквизиты (название компании, ФИО, должность, контакты)
- Реквизиты получателя (название компании, ФИО, должность)
- Дату отправки
- Номер письма (если требуется)
2. Заголовок
Заголовок должен быть кратким и отражать суть предложения. Примеры:
- "Предложение о сотрудничестве"
- "Коммерческое предложение по поставке офисной мебели"
- "Предложение по разработке сайта"
3. Обращение
Обращайтесь к адресату по имени и отчеству, если они известны:
"Уважаемый Иван Иванович!"
Если имя неизвестно, используйте нейтральное обращение:
"Уважаемые господа!"
4. Введение
Начните с краткого представления себя или своей компании, а также укажите цель письма:
"Компания "ТехноПром" занимается производством промышленного оборудования уже более 15 лет. Мы хотели бы предложить вам взаимовыгодное сотрудничество."
5. Основная часть
Изложите суть вашего предложения:
- Что именно вы предлагаете
- Условия сотрудничества
- Сроки реализации
6. Выгоды для адресата
Акцентируйте внимание на преимуществах вашего предложения для получателя:
- Экономическая выгода
- Уникальные характеристики предложения
- Конкурентные преимущества
7. Призыв к действию
Четко укажите, какие действия вы ожидаете от получателя:
"Просим вас рассмотреть наше предложение и сообщить о вашем решении до 15 июня 2024 года."
Советы по оформлению
| Элемент | Рекомендации |
| Объем | 1-2 страницы, не более |
| Стиль | Деловой, без излишней эмоциональности |
| Шрифт | Times New Roman, Arial, 12 кегль |
| Формат | PDF или DOCX для электронной отправки |
Частые ошибки
- Слишком длинное письмо
- Отсутствие конкретики
- Нечеткий призыв к действию
- Ошибки в реквизитах
- Избыток профессионального жаргона
Пример заключительной части
"Будем рады ответить на все ваши вопросы по телефону +7 (123) 456-78-90 или электронной почте info@company.com. С нетерпением ждем вашего ответа.
С уважением,
Иванов Петр Сергеевич
Директор по развитию
Компания "ТехноПром"
Заключение
Грамотно составленное письмо-предложение значительно увеличивает шансы на положительный ответ. Помните о четкой структуре, лаконичности и акцентах на выгодах для адресата. После отправки письма не забудьте проконтролировать его получение и при необходимости сделать follow-up.
